Politique de confidentialité

Cette page décrit les données que nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps et qui les traite pour notre compte. Responsable du traitement : Ghislain Levrat, joignable à contact@ghislainlevrat.fr.

Données traitées

• Compte : adresse e-mail, nom, identifiant du fournisseur de connexion (Google ou Microsoft).
• Agendas reliés : titre, description, horaires, fuseau, lieu, organisateur, invités (nom, adresse e-mail et réponse) et lien de visioconférence des événements des agendas suivis, de 1 heure dans le passé à 7 jours à venir, rendez-vous sur place sans lien compris. Robotmeet ne répond jamais aux invitations. Il n'écrit aux invités que si vous lui demandez de leur envoyer un compte rendu, et à l'organisateur d'une visioconférence que pour le prévenir de sa venue (voir « Participants aux réunions »). Les jetons d'accès sont chiffrés (AES-256-GCM).
• Réunions : enregistrement audio, transcription et compte rendu (résumé, décisions, actions).
• Chat : conversations, questions, réponses, références et outils consultés. Ces conversations et les jetons des sources sont chiffrés au repos. Les sources Google et Outlook du Chat sont facultatives et séparées des agendas suivis pour les réunions.
• Vos saisies : client, objectif, ordre du jour et notes personnelles ajoutés à un rendez-vous, et les rendez-vous que vous créez (titre, horaires, lieu, participants). Elles ne sont visibles que de vous, même quand la réunion est partagée avec une équipe.
• Comptes rendus envoyés : adresses des participants que vous choisissez pour recevoir un compte rendu (résumé, décisions, actions), gardées pour ne pas l'envoyer deux fois à la même personne.
• Assistants connectés : si vous connectez un assistant d'intelligence artificielle à Robotmeet, il lit ce que vous lui permettez parmi vos réunions, comptes rendus, actions, transcriptions et temps du mois. Ces contenus quittent alors Robotmeet pour cet assistant, qui les traite selon ses propres règles. Avec votre accord explicite, il peut aussi préparer une action (envoyer ou retirer le robot, noter un rendez-vous, cocher une action, envoyer un compte rendu) : elle n'est faite qu'une fois confirmée, sur Robotmeet ou dans la conversation. Dans la conversation, la confirmation vous est présentée par l'application connectée : ne connectez qu'une application de confiance. L'envoi d'un compte rendu se confirme toujours sur Robotmeet. Un assistant ne peut ni supprimer ni payer. Si vous lui permettez l'écoute, l'enregistrement audio d'une réunion est servi par une adresse valable cinq minutes, liée à cette réunion et à cet assistant ; jamais la vidéo. Robotmeet garde le nom de l'assistant, ses permissions, le journal de ses appels et les actions qu'il a préparées (30 jours). Vous retirez un assistant à tout moment depuis « Développeurs ».
• Facturation : abonnement, recharges, consommation, identité et adresse de facturation, factures et avoirs. Les données de carte bancaire sont traitées par Mollie et ne transitent pas par Robotmeet.
• Journaux techniques : adresse IP, page demandée et date, pour la sécurité du service.
• Mesure d'audience (avec votre accord) : pages consultées, sans identifiant, informations techniques du navigateur et de l'appareil, identifiant aléatoire du cookie _ga.

Pour rédiger le compte rendu, le modèle reçoit le titre, la description d'agenda, la transcription et vos consignes de rédaction. Dans le Chat, il reçoit votre question, le contexte de la conversation et les résultats des outils autorisés : réunions, comptes rendus, transcriptions, notes, textes des pièces et sources externes que vous avez sélectionnées. L'audio et les images ne sont pas transmis au modèle du Chat.

Données de vos comptes Google et Microsoft

Pour le Chat, une connexion supplémentaire depuis « Sources » permet, selon les autorisations accordées, de lire Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Gmail, agendas et contacts Google, ou les mails, agendas et contacts Outlook. Vous choisissez les sources de chaque conversation et les outils permis. Les passages utiles sont transmis au modèle pour répondre à votre question ; aucun mail n'est envoyé et aucun fichier, agenda ou contact n'est modifié par ces connecteurs. Vous pouvez désactiver ou supprimer une source depuis « Sources » : ses résultats ne sont plus utilisés pour de nouvelles réponses. Ce retrait n'annule pas un traitement déjà transmis au modèle.

Robotmeet lit vos agendas en lecture seule : la liste de vos agendas et, pour ceux que vous suivez, les événements (titre, description, horaires, fuseau, lieu, organisateur, invités et lien de visioconférence). Ces données servent uniquement à retrouver vos réunions, à y envoyer le robot que vous avez demandé, à prévenir de sa venue l'organisateur d'une visioconférence (e-mail activé par défaut, que vous pouvez désactiver dans vos Paramètres) et à préparer leur fiche. Robotmeet ne modifie aucun agenda, ne répond à aucune invitation et n'écrit pas aux autres invités ; seul vous pouvez choisir d'envoyer un compte rendu aux participants.

Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour de la publicité, ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Le titre et la description d'une réunion accompagnent sa transcription vers le modèle qui rédige son compte rendu, pour cette seule rédaction. Vous pouvez retirer l'accès à tout moment depuis la page « Comptes » ou depuis votre compte Google ou Microsoft.

L'utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Finalités et bases légales

• Fournir le service (exécution du contrat) : rejoindre les réunions, transcrire, résumer et répondre dans le Chat à partir des sources autorisées.
• Facturer et tenir la comptabilité (obligation légale).
• Sécuriser le service et prévenir les abus (intérêt légitime).
• Mesurer la fréquentation du site et de l'espace, à des fins statistiques (consentement).

Participants aux réunions

Avant de participer à une visioconférence que l'utilisateur n'organise pas, Robotmeet peut prévenir son organisateur par e-mail, de la part de l'utilisateur. L'e-mail part une seule fois par réunion, à l'adresse de l'organisateur lue dans l'agenda : il donne le titre, la date et la plateforme de la réunion, le nom sous lequel le robot se présentera, ce qu'il fait et comment le refuser ; les réponses parviennent à l'utilisateur. Cet e-mail est activé par défaut et se désactive dans les Paramètres.

Le robot apparaît dans la liste des participants sous le nom « Robotmeet — » suivi de celui de l'utilisateur, ou sous le nom que l'utilisateur lui a donné. À son arrivée, il s'annonce dans la conversation (le chat) de la réunion, indique qu'il enregistre et explique comment l'arrêter. Tout participant peut répondre « non » dans ce chat : le robot le confirme, cesse d'enregistrer et quitte la réunion. Ce qui a été enregistré avant l'arrêt est traité pour le compte rendu de l'utilisateur, qui peut le supprimer.

Sur Webex, le robot ne peut pas écrire dans le chat : il ne s'y annonce donc pas. Il ne lit pas non plus la conversation lorsque la plateforme la lui ferme, par exemple une réunion Teams dont le chat est réservé aux comptes de l'organisation. L'arrêt passe alors par l'organisateur, qui peut le retirer comme tout participant, ou par l'utilisateur, depuis la fiche de la réunion (« Retirer Robotmeet »). En visioconférence, aucun accord n'est recueilli par le robot avant l'enregistrement : l'utilisateur qui l'invite s'engage à informer les participants et à recueillir leur accord lorsque la loi l'exige.

Durées de conservation

• Conversations du Chat : jusqu'à leur suppression ou à la fermeture du compte. L'effacement définitif d'une réunion efface aussi les conversations du propriétaire susceptibles d'en reprendre le contenu. Les connexions aux sources restent actives jusqu'à leur déconnexion ou la fermeture du compte.
• Réunions, transcriptions et comptes rendus : sans limite par défaut, ou selon la durée choisie par l'utilisateur dans ses paramètres (30 jours, 90 jours ou un an), jusqu'à leur suppression ; une réunion supprimée reste 7 jours dans la corbeille avant son effacement.
• Enregistrements audio et vidéo : L’audio et la vidéo sont conservés aussi longtemps que la réunion.
• Copie des visioconférences chez l’infrastructure d’enregistrement : effacée une fois copiée sur les serveurs de Robotmeet, 7 jours au plus après la réunion.
• Sessions de connexion : 30 jours.
• Cookies de mesure d'audience _ga : 13 mois au plus ; choix de consentement : 6 mois.
• Pièces comptables : au moins 10 ans (Code de commerce). La suppression du compte ne les efface pas ; seules les informations nécessaires à la comptabilité restent dans ces documents.

Cookies et mesure d'audience

Le cookie rm_session (30 jours) vous garde connecté, le cookie rm_oauth (10 minutes) protège la connexion par Google ou Microsoft et le cookie rm_demo (30 minutes) protège le formulaire du compte de démonstration : ils sont nécessaires au service et ne demandent pas d'accord.

Avec votre accord, et seulement après lui, Robotmeet mesure la fréquentation du site et de l'espace connecté avec Google Analytics 4, à des fins statistiques. Chaque page est transmise sans identifiant (par exemple « /reunions/:id ») avec un intitulé générique : jamais votre nom, votre adresse e-mail, le titre, les participants, la transcription ou le compte rendu d'une réunion, ni vos recherches. Aucun identifiant de compte n'est transmis ; les signaux Google et la personnalisation publicitaire sont désactivés.

Google Analytics dépose les cookies _ga et _ga_…, conservés 13 mois au plus, sans prolongation à chaque visite. Votre choix est conservé 6 mois dans le cookie consentement_mesure, puis vous est redemandé ; après une inscription acceptée, le cookie rm_inscription (10 minutes) la signale à la mesure.

Ces données sont transférées aux États-Unis, chez Google LLC : ce transfert est encadré par le Data Privacy Framework UE–États-Unis, auquel Google LLC est certifiée.

Vous pouvez retirer votre accord à tout moment par le lien « Gérer les cookies » en pied de page : les cookies _ga sont alors effacés de ce navigateur.

Sous-traitants

• Hébergement : Scaleway SAS, 8 rue de la Ville l’Évêque, 75008 Paris, France, RCS Paris B 433 115 904 ; diffusion et protection par Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, États-Unis
• Infrastructure d’enregistrement des visioconférences (société établie aux États-Unis), hébergement dans l’Union européenne : présence de nos robots dans les réunions Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, Webex et GoTo Meeting, enregistrement et transcription.
• Deepgram : transcription des fichiers audio importés, envoyés depuis le téléphone ou enregistrés en présentiel, avec horodatages et distinction des voix. Les fichiers sont envoyés à son API européenne, avec exclusion du programme d’amélioration des modèles.
• Modèle d'IA (société établie en France, traitement à Paris) : rédaction des comptes rendus et réponses du Chat à partir des textes et sources autorisés.
• Mollie (Pays-Bas) : paiement.
• Google : connexion, agendas et sources Google choisies pour le Chat.
• Microsoft : connexion, agendas et sources Outlook choisies pour le Chat.
• Apple Push Notification service : si vous activez « Compte rendu prêt » dans l’application iPhone, Apple reçoit le jeton technique de l’appareil, les identifiants du compte et de la réunion, ainsi qu’un message générique pour vous prévenir. Le titre de la réunion, l’audio, la transcription et le texte du compte rendu ne sont pas inclus. Vous pouvez désactiver ces alertes dans Compte > Notifications ; les jetons sont chiffrés sur nos serveurs et liés à votre session.
• Google Analytics 4 (Google Ireland Limited ; Google LLC, États-Unis) : mesure d'audience, avec votre accord.

Transferts hors de l'Union européenne

Avec votre accord, les données de mesure d'audience (Google Analytics 4) sont transférées aux États-Unis, chez Google LLC, dans le cadre du Data Privacy Framework UE–États-Unis, auquel Google LLC est certifiée.

Cette page décrit les traitements tels qu'ils sont configurés ; elle ne constitue pas un avis juridique.

Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Depuis la page « Comptes », vous pouvez exporter toutes vos données et supprimer votre compte vous-même. Pour toute autre demande : contact@ghislainlevrat.fr. Vous pouvez aussi saisir la CNIL (cnil.fr).

Dernière mise à jour : 12 octobre 2026.